5 важных принципов постановки целей и задач сотрудникам

Мы продолжаем знакомить вас с материалами из библиотеки электронных курсов CBSD для руководителей «Алгоритмы управления». В этой публикации мы начнем разговор о 5 важных принципах постановки целей и задач сотрудникам и остановимся на 3 правилах выбора верных слов при формулировании цели.

Организации — и коммерческие, и нет — существуют, чтобы достигать своих целей: ежедневно, ежемесячно, ежегодно, в долгосрочной перспективе. На эти цели работают результаты каждого сотрудника (или должны работать — в теории). Поэтому (тоже в теории) руководитель любого уровня нужен организации, чтобы решать поставленные ему задачи командными усилиями. Ведь именно для этого у него и есть сотрудники, а он — у них.

Однако на практике трансформировать общую цель в хорошие результаты каждого бывает не так просто. И часто сбои здесь случаются именно в самом начале, когда мы неверно формулируем и доносим до конкретного сотрудника его задачу.

Представьте типичную ситуацию

На рынке снова что-то случилось и, чтобы выполнить годовые цели, компания решает срочно приоритизировать проекты — сфокусироваться на главном, а от неэффективного и вялотекущего отказаться. От всех руководителей до вечера ждут детальных отчетов с цифрами. И вот директор одного из департаментов звонит своему сотруднику и просит «быстренько собрать со всех проектных групп информацию о выполнении КПЭ».

Через несколько часов, за 30 минут до совещания с руководством компании, между директором и сотрудником происходит такой разговор:

— Где файл с КПЭ по всем проектам? — спрашивает руководитель.

— Какой файл? Извини, я не понял, что это надо было в один файл собрать. У меня много разных файлов от тех, кто прислали.

— Хорошо, можешь сейчас быстро свести все наши проекты в одну таблицу?

— Пока нет.

— Почему?

— Еще не все прислали — только процентов 50, наверное.

— Почему так долго? Ты им звонил?

— Нет. А надо было? Я думал, как минимум до завтра ждет. Собирался с утра всех обойти.

Что руководитель сделал не так? Примерно всё. Почему сотрудник не выполнил задачу? Да нет, он её выполнил — правда, выполнил ровно так, как она была поставлена (то есть никак). С чем в итоге директор пошел на встречу к руководству и какая судьба ждала его проекты — уже другая история: она про преодоление трудностей, которые мы сами себе создаем…

Чтобы понять, как правильно определять и ставить цели и задачи, и добиваться хороших результатов, нужно помнить, что ни руководитель, ни сотрудники не могут читать мысли друг друга. Чтобы эффективно донести цель, мы общаемся, то есть используем речь. И от того, какие слова подобраны и как сказаны, зависит, насколько сотрудник поймет, что именно нужно сделать, и как к этому отнесется.

Начнем с главного слова: что же такое цель?

Цель — не пожелание, не идея, не совет и не мечта. Цель — это одновременно и описание желаемого результата, и показатель готовности или необходимости действовать, чтобы результата достичь. То есть цель предполагает, что у нас уже есть или появится план ее достижения.

В отличие от цели мечта — предмет желаний и стремлений. Однако мечтать — не значит быть готовым действовать. Сравните «я мечтаю побывать на Байкале» и «моя цель — посетить Байкал / я посещу Байкал в следующем году на майских».

Чтобы воплотить мечту, ее нужно выразить в форме конкретной цели и начать действовать.

А чтобы выработать и поставить цель сотруднику правильно, нужно придерживаться определенных принципов.

5 важных принципов постановки целей и задач сотрудникам

1.      При формулировании цели важно использовать верные слова.

2.      Цели нужно формулировать с помощью модели SMART.

3.      Связь достижения цели с результатами компании должна быть понятна руководителю и сотрудникам.

4.      Индивидуальные цели определяют с помощью декомпозиции — когда цели подразделения раскладываются на цели его сотрудников.

5.      Цель нужно правильно ставить на индивидуальной беседе с сотрудником.

Давайте остановимся на первом принципе.

Представьте разговор начальника отдела продаж (НО) с руководителем одной из групп отдела (РГ)

НО. Я посмотрел отчеты. Мне кажется, что ваша группа продает недостаточно. Продавайте больше. Думаю, процентов на 20.

РГ. Мы честно стараемся. Но я, конечно, поговорю с ребятами.

НО. Поговори, вы наверняка сможете.

Вы никогда не сталкивались с таким «подходом к целеполаганию»? Если нет, то вам очень повезло. К сожалению, похожим образом задачи в организациях «ставятся» сплошь и рядом — особенно текущие.

Была ли здесь поставлена цель? Что имел в виду начальник отдела, говоря «продавать процентов на 20 больше»? С какого момента начинать? Когда нужно достичь 20-процентного прироста — завтра по отношению к вчера, к концу месяца по отношению к сегодня, в сумме за квартал? И точно ли 20-процентного и почему — не устроит ли 18? Сможет ли руководитель группы спланировать достижение этой цели, и может ли такая цель быть выполнена?

Перед нами совещание по обмену мнениями, обсуждению возможных изменений в работе, но цель здесь поставлена не была.

Чтобы таких ситуаций не возникало, при формулировании целей нужно следовать нескольким очень простым правилам,

3 правила выбора верных слов для постановки целей и задач

1.    Использовать глаголы в неопределенной форме (вспоминайте школу) — «увеличить», «обеспечить», «достичь», «продать» и пр.

Например, «увеличить продажи на 20%» (а не «продавать больше»(!)).

Почему мы не используем глаголы несовершенного вида — «увеличивать», «обеспечивать», «достигать»? А это уже связано со следующим правилом.

2.    Помнить, что цель и результат всегда находятся за пределами деятельности.

Что это значит?

Цель описывает будущий результат. Чтобы его достичь, нужно что-то сделать. То есть работа по достижению цели (деятельность) начинается после того, как цель поставлена, и завершается в момент получения результата.

Работа (деятельность) — это процесс. Именно его мы описываем глаголами «увеличивать», «обеспечивать», «достигать», «продавать». А результат появляется, когда процесс закончен — то есть что-то увеличено, обеспечено, достигнуто, продано. Поэтому для постановки цели в приведенном примере мы используем глагол «увеличить».

3.    Не подменять цель пожеланиями, размышлениями, сомнениями и т. п.

Сотрудник должен понять ваши слова как цель, которой нужно достичь. Поэтому в формулировке цели мы не используем слова «желательно», «попробуйте», «наверняка сможете» и т. д.

Значит ли это, что, ставя цели и задачи, мы должны командовать и приказывать? Совсем нет.

Посмотрите, как могла бы выглядеть улучшенная версия беседы начальника отдела с руководителем группы

НО. Я посмотрел отчеты за квартал. Продажи снижаются. Чтобы мы выполнили годовой план, в следующем квартале ваша цель — увеличить суммарный объем квартальных продаж на 20% по сравнению с текущим кварталом. Звучит амбициозно, но я знаю, вы справитесь.

РГ. Это, действительно, амбициозно. Мы стараемся, но ты же знаешь, не всё от нас зависит.

НО. Знаю. Поэтому давай обсудим, какая помощь вам нужна, — например со стороны маркетинга.

Эти 3 правила кажутся совершенно очевидными и простыми. Да, они такие и есть. Возможно, именно поэтому мы иногда забываем о них, сообщая сотрудникам о том, что нужно сделать. О других 4 важных принципах постановки целей и задач мы расскажем в наших следующих публикациях избранных материалов программы «Алгоритмы управления».