Командные сессии

Секреты успешной командной сессии для HR: когда, с кем и как

·        Как HR понять необходимость провести командную сессию?

·        Кто и какие роли «играет»?

·        Как НЕ сделать сессию «партийно-выборным» совещанием

У нас в гостях Светлана Олифер, фасилитатор командных и стратегических сессий CBSD. Обсудим с ней эти и другие вопросы

Вопрос: Света, привет! В последнее время все больше компаний обращается в CBSD c просьбой организовать, и провести командные сессии для HR. Расскажи пожалуйста, c какими именно просьбами к тебе приходят клиенты?

Светлана: Привет! Да, ты права, только за 2022 год мы с СBSD провели 66 командных сессий в ведущих российских компаниях. Тип сессии напрямую зависит от задач, которые мы решаем. Я бы разделила такие сессии на 4 категории.

1)      Во-первых, HR-сессия нужна, когда в команду приходит новый HR-директор или приходят новые руководители направлений. И тогда нам нужно договориться о форматах работы, провести анализ, например, проделанной работы и договориться о правилах коммуникации.

2)      Второй случай, HR-сессия нужна, когда стоит задача командообразования. Даже если команда работает достаточно давно, тем не менее нужно выровняться в понимании того, кто за какие зоны отвечает, какие есть победы и достижения у команды, какие ключевые зоны роста и какие планы соответственно по коррекции этих зон роста. И на фоне этого развивается не только часть про профессиональное доверие, но и про личное доверие.

3)      Третий случай — это HR-сессии регулярного планирования, то есть, когда это уже входит в нашу рабочую практику и рутину, когда мы раз в год обсуждаем задачи и планируем их на следующий период.

4)      Четвертый случай – когда в компании происходят какие-то резкие изменения, с которыми мы сталкивались в последние 3 года очень часто; когда надо принимать много решений, и нам нужно их гармонизировать или взаимоувязать. Например, как решения кадровой службы будут влиять на решения функции обучения и развития.

Такие четыре направления

Вопрос: Расскажи пожалуйста, есть ли какая-то разница между HR-сессией или, например, сессией другой функции? В чем специфика именно HR-сессии?

Светлана: Я бы сказала, что в HR-сессиях больший упор идет на глубину работы с каждым из направлений в разрезе HR-цикла. В маркетинге мы будем работать, например, с digital, PR-ом, с другими направлениями, так и в HR есть определенная фокусировка, то есть мы, например, за основу берем жизненный цикл сотрудников компании и в разрезе каждого из направлений (эмплоер-бренда, рекрутинга, адаптации, работы с вовлеченностью, совокупного поощрения, функция работы с увольняющимися, обучение/развитие) мы выстраиваем сессию вокруг этих направлений. Также как и в любой другой сессии может быть своя специфика, может быть поставлен проблематизирующий вопрос, поэтому я бы не сказала, что HR-сессия прямо драматически отличается от остального, скорее есть внутрифункциональная специфика, связанная с тем пулом задач, которые решает команда.

Вопрос: Понятно. А расскажи, исходя их твоего опыта, кто должен присутствовать на сессии и в какой роли?

Светлана: Как показывает мой опыт, есть 4 основные роли, которые обязательно должны быть «сыграны» во время сессии

1)      Роль Заказчика очень важна. Когда мы говорим, что HR-директор выступает в качестве такого заказчика – важно обеспечить его присутствие внутри сессии. Я всегда, например, настаиваю на том, что на сессии не должно быть наблюдателей. Даже если HR-директор, например, только пришел в команду и хочет посмотреть, как команда работает, я всегда настаиваю, чтобы HR-директор работал в контуре внутри команд, и мы даже проводим отдельный брифинг о том, как эту роль наиболее качественно реализовать. Если это очень экстравертированный HR-директор, то я всегда рекомендую насильно стараться больше слушать, чем говорить, не критиковать те идеи, которые предлагает команда, только точечно предлагать свои идеи и выслушивать искреннее мнение команды к тому, какие идеи предлагает руководитель.

2)      Роль Фасилитатора. Фасилитатор HR-сессии должен не только обладать общей компетенцией организовать процесс групповой работы. Очень желательно, чтобы он понимал особенности HR-процессов. Именно это позволяет делать дизайн сессии более глубоким и решающим проблему клиента. Например, когда мы сталкиваемся с той или иной задачей, фасилитатор сможет задавать более точные, проблматизирующие вопросы, которые приводят к результату. К примеру - когда одной из задач ставится планирование и развитие эмплоер-бренда, профессиональный HR-консультант, который занимается организацией и проведением этой сессии, может в процессе подготовки задать уточняющие вопросы: «Как это выглядит с точки зрения внутреннего и внешнего бренда?», «Как у вас сейчас выстроены процессы?», «Настолько то обещание, которое у вас сформулировано, соответствует реальности?». И таким образом появляются дополнительные вопросы-крючки, которые нужно проработать до сессии для того, чтобы на самой сессии работать в глубину.

3)      Роль Экспертов. Мы часто работаем с экспертами по направлениям, когда они готовят выступление, проблематизирующее или раскрывающее суть какой-то темы, потому что это может быть для ряда клиентских запросов очень важно. Когда мы говорим «мы хотим подвести итоги прошлого года», для этого руководители направлений показывают короткую отчетную презентацию. С этим есть такой момент, что часто, когда к презентации спикеров не готовят, они становятся партийно-выбранным совещанием, они становятся очень затянутые, длинные. На мой взгляд, из практики последних 10-15 сессий, которые я проводила, это такие короткие а-ля полу-тет форматы, в 10 минут уложить все выступление.

4)      И не забываем про Участников! Это большая часть нашей сессии, и здесь есть несколько аспектов как работать с этой ролью. На мой взгляд, подготовка тоже очень важна, и предварительная коммуникация, в том числе вовлечение в то, что будет происходить на сессии, может, предварительные встречи и пояснение целей и задач сессии, особенно, если мы говорим про высокозанятые команды с высоким объемом задач. Кто эту коммуникацию может делать? Конечно, руководитель. Очно или дистанционно, с использованием видео-формата рассказывать о том, зачем эта сессия, какие её цели, почему мы должны инвестировать столько времени, каких результатов мы ждем, как мы будем дальше с этим работать. Тоже важно дать возможность людям задать вопросы и дать им ответы. Мы можем попросить участников что-то подготовить, какое-нибудь задание, но важно, чтобы эта подготовка не была критически большой, и чтобы участники могли справиться с этим.

Вопрос: Светлана, мы часто слышим от клиентов о том, как хорошо прошла сессия. Поделись секретом, что помогает сделать сессию полезной и практичной?

Светлана: 3П секрета успеха: подготовка, подготовка и еще раз подготовка! Я с клиентами всегда прорабатываю вопрос того, что все, что происходит на сессии, должно быть на 80% подготовлено до неё. Часто, когда к презентации спикеров не готовят, они становятся «партийно-выборным» совещанием, становятся очень затянутые, длинные. На мой взгляд, из практики последних 10-15 сессий, которые я проводила, хорошо работают короткие а-ля полу-тет форматы - в 10 минут уложить все выступление.

Поэтому, когда мы формируем стоимость предложения, мы всегда закладываем большую подготовительную часть, потому что там много работы с экспертами по подготовке их к выступлениям.

Вопрос: Света, спасибо за то, что поделилась секретами и лайфхаками. А про то, какова роль фасилитатора в командной сессии, мы поговорим в следующий раз.

Продолжение следует…