7 ошибок при проведении командной сессии и как их избежать

Почему не всегда надо следовать сценарию сессии?

Почему не надо смешивать фасилатационную сессию и ассессмент?

Почему нельзя проводить сессию без подготовки?

Продолжаем серию интервью со Светланой Олифер, фасилитатором командных и стратегических сессий CBSD, на которых обсуждаем секреты успешного проведения сессий 

Вопрос: Света, мы в прошлый раз говорили о том, как наиболее эффективно проводить командные сессии для HR. Но всегда ли все проходит гладко? Поделись пожалуйста лайфхаками, рекомендациями, на какие «грабли» не надо наступать?

Светлана:

1)      Первые грабли – это отсутствие подготовки. То есть когда клиент звонит и говорит: «давайте-ка мы завтра проведем сессию». Я таких случаев стараюсь избегать, потому что это с большой вероятностью провал.

2)      Вторые грабли – когда мы не готовим глубокие, проблематизирующие вопросы, а полагаемся на какой-то примерный сценарий. Отсутствие проблематизирующих вопросов – это, на мой взгляд, признак некомпетентности.

3)      Третье, когда мы говорим, что функциональные эксперты у нас должны выступать, но мы ничего не делаем с их подготовкой и говорим «они же у нас опытные люди, они как-то выступят». Моё глубокое убеждение, что организатор сессии, фасилитатор, должен с этими людьми встречаться, проговаривать сценарий, канву, взаимоувязанность выступлений, последовательность выступлений, тайминг, задачи и так далее.

4)      Четвертое, это когда фасилитатор не вовлекает участников и больше ориентируется на экспертов и лидеров мнений. Это скорее показатель непрофессионализма, чем грабли, но тем не менее иногда такое бывает. Например, выступают 2-3 человека, а другие участники. И вот здесь важно, чтобы фасилитатор вовлек их в дискуссию.

5)      Еще одна из ошибок, и она может показаться странной, - это 100%-е следование сценарию. Я называю это «НЕгибкий фасилитационный подход». То есть даже когда ты здорово спроектировал сессию, группа может выдать какой-то такой результат, который потребует пересмотра сессий. И я в некоторых случаях сталкиваюсь с тем, что, например, после итогов первого дня сценарий второго дня перекраивается вплоть до 80%, потому что группа показала результат, требующий корректировки. Результат может быть гораздо ниже того, что мы ожидали, или наоборот гораздо выше. Т тогда мы подходим к планированию совершенно по-другому.

Вопрос: А что влияет на решение, как планировать сессию в такой ситуации?

Светлана: Чтобы понимать, есть ли у нас возможности, полномочия, свобода в этой гибкости, нам обязательно проговаривать это с заказчиком. Важно также обсуждать эту гибкость и с группой: «мы видим, как вы действуете, какой результат получаете, но нам очень важно пройти всю запланированную структуру сессии, потому что…»

6)      Еще могут быть грабли, когда клиент говорит: «проведите, пожалуйста, сессию, а по ее итогам напишите нам анализ сильных и слабых сторон участников». Я никогда не соглашаюсь на эту задачу, потому что смешивать фасилитационную сессию и ассесмент, на мой взгляд, непрофессионально, и, как фасилитатор, я могу, скорее, поделиться уровнем энергии группы, групповой динамики, уровнем проработки решений, которые предлагает команда, но не поведением конкретных личностей. Очень важно заранее проговорить с клиентом его ожидания. Поэтому, когда запрашивают делать рефлексию по команде, я всегда говорю о том, что, если мы делаем такую оценку, нам нужно поставить людей в известность о том, что мы их планируем оценивать и использовать это в дальнейшем при принятии управленческих решений.

7)      И еще одни грабли – это отсутствие работы с результатами сессии, отсутствие четкого плана: когда мы возвращаемся к этим результатам, как мы доносим результаты до членов команды, которые не присутствовали, как мы используем эти результаты, чтобы поддерживать те договоренности, которые были достигнуты на сессии.

Вопрос: Света, спасибо! Будем надеяться, что твои советы помогут многим фасилитаторам и руководителям проводить более эффективные командные сессии, не наступая на «грабли»!